先来个前言,假如专业能力水平差不多的两个人,为什么一样的工作量,一个人需要花1天才完成,而另一个人只需要半天就能完成呢?

今天我们就来聊聊这个问题,聊聊关于效率的问题;

 

一、态度

这个简直就是废话,却是最核心的一点,积极的工作态度跟消极的工作态度效率差距很大,而且从心理学来说,一旦你对某件事产生了抗拒,就会不断的从心里找各种抗拒的理由去支撑这个想法;到头来,这件事本来是你擅长的,结果也会做得一塌糊涂;

 

二、对时间的管理

合理利用时间,能花一样的时间,去完成更多的工作内容;这里可以用“时间四象限”的方式来衡量,将事情分为4种类型,分别为:重要又紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要又不紧急;

  • 重要又紧急:
    它有可能是本来不紧急的,因为计划不合理,导致时间都浪费了,形成重要又紧急;或者是突发事件,我们无法提前预知,事件就突然而来;还有一种情况是比较尴尬的,别人计划安排不合理,突然天降。这种风险,其实不是自己的问题,而是别人没有合理计划转嫁过来的风险;总而言之,管它怎么来的,如果是这类型的事,都需要优先去考虑处理;

  • 重要不紧急:
    这种类型是日常工作最常见的,也是需要我们花费80%的时间精力去完成的,后面也会讲到处理这类事件的一些方法;

  • 不重要但紧急:
    这种类型主要都是突然天降而来,因为事件很急,所以很容易跟“重要又紧急”的类型混淆,比如部分评估会议,看似很重要很紧急,其实是浪费时间;如果是管理层,像这种类型的事,完全可以交给其他人去完成;

  • 不重要又不紧急:
    这种类型主要是各种琐碎的小事,对于工作来说,这种类型的事,需要尽量避免,或者完全交给下属去完成;这里补充下,这类型的事还是有意义的,就是让你放松精神,缓冲下紧张忙碌的状态;我们可以利用一些零碎的时间段,来完成这些事;
    前面讲到了对时间的管理,区别事件的重要级别,这里主要讲,针对“重要不紧急”事件的一些处理方式;

先来个小例子:
早上9点半到公司,开电脑,喝喝水,吃个早餐;
10点,开始启动工作量预计为3小时的项目;
12点,暂停手头工作,准备吃饭,项目完成了70%;
14点,午睡醒来,萌萌的,整理下思路,继续完成剩下30%的工作量;
16点才完成早上的项目;

本来3小时工作量的项目,因为吃午饭被打断,午睡醒了懵逼状态,最终花了4小时才完成;
这就是对项目计划不合理的情况,如何解决?
方案1:将项目放到完整的时间段去完成;
方案2:将项目分割为多个相对独立的阶段,去分步完成;
方案3:吃什么午饭,项目做完再说……

关于短计划的时间管理方法,也可以用“番茄工作法”来处理,讲时间分割为一个一个小片段,在这个小片段内,拒接任何事件干扰,直到时间到;几个循环就休息一段时间;

对于长计划来说,最推荐用“甘特图”来管理,以图示的方式来表示项目的计划,将时间放在“横轴”,将项目内容放在“纵轴”,如下图所示;

在规划项目时间的,新人最容易忽略“备用时间”的安排,每一个阶段都按合理状态评估,最终出来的计划,可能会一塌糊涂,这里建议每阶段都保留20%的备用时间,以免无法按计划完成项目;

关于时间管理的内容,感觉聊得够多了,上面说的,都是工作最常用的,其他方法可以自己探索学习;

 

三、团队合作

上面两点都是自己能处理解决的事,这这一点更多的是自己心态的转变,以及团队的文化气氛;
在日常工作中,一个项目,往往不是一个人全程负责完成,而是一个团队;
团队之间除了要相互信任和理解,还需要“创造共赢”的结果;

怎么理解呢?
对于公司来说,只要你是领工资的,核心目标应该是为公司创造价值;通过这个过程,再实现自我能力提升;这两者不冲突,这是共赢的理想环境;如果只看中其中一点,都是畸形的。只为公司创造价值,没有自我能力的提升,是一种风险;只实现自我能力提升,但无法为公司创造价值,则是一种失责;

对于团队来说也一样,每个成员各自负责自我的内容,但是不能将责任,推卸给其他人;
核心目标只有一个“优秀的完成项目”,其次才是自我的价值;我们要明确自己在团队中的定位,除了做好份内的事,还需要协调配合团队;不能做完自己的事,就把其他负责推卸给别人;

在团队中,要多分享,多交流;不要担心教会别人,自己失业的风险;
我认为,只有对手/队员强大了,竞争/合作起来才有趣;
当然如果你不觉得,也可以有些保留的分享;但是对于团队来说,千万不能“敌视”团友;
总之一句话,你再厉害,在团队中也很重要,但是项目没法完成,你就是无意义的……

 

四、总结

态度决定后续的效率,科学的时间管理方法让工作效率更高,而团队合作的共赢结果,才是最终的目标;

后话:
如果有兴趣,推荐《高效能人士的七个习惯》这本书看看;
其实我觉得,一样的时间,在家办公比在公司办公效率至少高出2倍……
主要存在两个问题
1. 环境的吵闹,同事的打断;安静确实更合适专注的工作;
2. 时间的自由度,午休注定是个中断时间的元素,如果不打断,14点开工后不能跑去吃饭吧?不能睡觉吧?

在家的话,比如这篇文章,从11点多开始写,一气呵成,全程无尿点,到现在(15点多)还没吃饭(刚刚没感觉,现在文章一收尾,要饿死了)